正常情况下，机要档案最快一般需要一周左右的时间，最慢则有可能需要一个月左右的时间才能到，具体根据寄送的区域、距离等因素决定。机要档案一般是通过邮政发出，与其他快递不同，速度相对比较慢。

机要档案邮寄一般有着与普通邮件不同的交寄、分拣、投递、接收方式，邮局有专门途径保障其安全。

机要档案通常包括国家机要文件、重要资料收发传递、干部档案、某些人事档案等，机要档案邮寄时需要密封并且封口处有加盖公章，收件人需为机构而并非个人。