我们的工作方式正在发展，为员工提供了更多的灵活性和更多的沟通方式。但是有了更多的渠道来协调和协作，信息在不同的业务应用程序和平台上变得越来越分散。其结果是：责任不明确，工作分散，员工疲于应付没完没了的通知。

罗比·奥康纳，阿萨纳的EMEA负责人。

更重要的是，过时的系统，如电子邮件，带来了挑战，使关键信息和文档停留在线程中，或者更广泛的团队无法访问。这种缺乏透明度的做法意味着员工被迫每周花几个小时搜寻信息，并浪费宝贵的时间试图提高速度。

每个公司规模的人——每个行业的人——都在不必要的会议上花费数小时，回复电子邮件，回复短信ping，搜索文件和档案，以及重复努力。我们的解剖工作指数显示，全球知识工作者认为他们把三分之一的时间花在工作上，但在现实中，将近一倍的时间花在低价值、重复的任务上，包括寻找信息、会议和工作交流上。

同一项调查显示，员工绩效（39%）和留用（33%）受影响最大的是没有有效管理工作量的组织。虽然所有的工作都不可能是高价值的，但有办法减少每天完成的非生产性或重复性任务的数量，包括尽量减少不必要的会议或自动化重复任务。提供关于如何根据将提供最大业务价值的工作优先次序的清晰性是提高性能和提高效率的另一个很好的方法。

在亚萨纳，我们利用一个名为“清晰金字塔”的结构，让每个人都与他们日常工作的高层次目标和目标相一致，以及个人工作应该产生的具体结果。这些高级别目标应纳入短期目标的一个子集，建立一个坚实的基础，使管理人员能够对需要发生什么和何时发生提供一个明确的愿景。

近年来，我们看到了旨在帮助员工改善沟通和协作的应用程序和软件程序的爆炸式增长。这对组织及其雇员来说既是一种挑战，也是一种机会。

虽然采用新的应用程序和工具通常是提高员工生产力水平的完美解决方案，但它们只是与使用它们的团队一样有效。从员工的角度来看，控制你的通知是很重要的，否则他们最终会控制你。部分删除通知或将它们留在特定的项目上可以帮助限制工作时的分心，并允许你在离开一天后关闭。创建了我们在工作中使用的软件的公司也希望确保用户能够“关闭”。在Asana，我们正在增强移动和Web上的通知，让客户更多地控制他们如何和何时被提醒。

企业还应设法概述应如何和何时使用工具，详细说明这些工具是否将整合或取代现有流程，以及每个人都应取得什么样的预期结果。如果不考虑这些因素，混乱就会接踵而至，让团队疲于应付不同的流程和脱节的工作流。

工作重复通常是缺乏能见度的结果，无论是在各个团队还是在不同部门。雇员日的10%以上（每周4小时38分钟）用于已经完成的任务。这相当于每年重复工作200多个小时，浪费了效率。这是一个不足为奇的结果，当如此多的信息和重要的文件被绑在电子邮件或埋藏在线程中。

为了避免这种情况，各组织应设法实施提供更大透明度的工具，如文件共享服务，使整个组织的管理人员和雇员更容易获得文件和信息。越来越高的透明度也可以推动员工对他们正在完成的工作承担更大的责任，这可以让团队更轻松地一起工作。

我们生活在一个日益活跃和全球化的工作环境中，为了跟上步伐并保持竞争力，企业及其员工实施有助于他们更聪明而不是更努力地工作的过程和技术将越来越重要。

为了跟上步伐，企业应该开始增加对自动化工具的采用，以便从工作日中删除或尽量减少低价值或重复的任务量，并让员工有时间重新专注于他们被雇用来做的工作。这不仅有助于提高效率，而且还将帮助员工更多地投入到他们正在做的工作中，以帮助公司实现目标。